Arkivplikt - Lovens formål

Kommunen er pliktig til å ha arkiver i henhold til arkivloven § 6. Formålet med arkivloven og kommunens arkivplikt (§1) er å "tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida". I NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver foreslås det en presisering og tydeliggjøring av lovens formål og de hensyn som ligger til grunn for formålet.

§ 1. Lovens formål

(1) Formålet med denne loven er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukes til å forstå samtid og fortid, og til å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati.

(2) Loven skal særlig legge til rette for å

• a) fremme offentlighet og demokratisk deltakelse
• b) drive forsvarlig offentlig virksomhet
• c) fastsette, fremme og forsvare rettigheter og andre rettskrav
• d) utvikle kunnskap om kulturarven, kulturelt mangfold og grunnleggende samfunnsforhold
• e) legge til rette for vitenskapelig forskning og annen granskning
• f) ivareta enkeltpersoners og gruppers behov for å kjenne egen historie og kultur

Det fremheves at lovens formål er "å sikre dokumentasjon om samfunnet. I begrepet sikre ligger en forpliktelse til å fortsette å ta vare på allerede skapte og overførte arkiver, men også å påse at dokumentasjon blir skapt.... Formålet er at virksomheter og innbyggerne skal kunne bruke dokumentasjonen og arkivene til å forstå, ikke bare fortiden, men også samtiden, for å lære og videreutvikle samfunnet. Når det står at dokumentasjonen «skal kunne brukes», ligger det en klar forutsetning om at det legges til rette for bruk gjennom å holde orden på og gjøre dokumentasjonen tilgjengelig. Dette er forutsetninger for at dokumentasjonen skal være anvendelig og forståelig for innbyggerne og allmennheten" (NOU 2019:9 - Fra kalveskinn til datasjø - 25 Merknader til bestemmelser i lovutkastet).

Dokumenter som er mottatt eller lagt fram for kommunen, som kommunen selv har opprettet og som gjelder kommunens ansvarsområde er definert som saksdokumenter iht offentleglova § 4. Saksdokumenter skal journalføres og arkiveres og skal som hovedregel bevares for all ettertid. Arkivplikten omfatter både analoge og digitale saksdokumenter.

Bevaring og kassasjon

• Bevaring av arkiv vil si at dokumentasjon som er underlagt journalførings- og arkivplikt bevares for all ettertid. I vår kommune overføres eldre arkiver til interkommunalt arkivdepot.  
• Kassasjon vil si at en sletter og tilintetgjør journalførings- og arkivpliktig dokumentasjon etter et visst antall år. Det kan omfatte deler av saksfelt, arkivdeler eller hele arkivserier. Kassasjon kan kun utføres med hjemmel i lov eller enkeltvedtak. Det er kun anledning til å kassere saksfelt som er konkret beskrevet i Riksarkivarens forskrift. Kommunen bestemmer selv antall år før kassasjon.

Arkivloven med forskrifter former det rettslige grunnlaget for arbeid med bevaring og kassasjon (sletting) i offentlig forvaltning.

• Lov om arkiv § 9 Kassasjon m.m.
• Forskrift om offentlige arkiv § 14 Arkivavgrensing
• Forskrift om offentliges arkiv § 15 Bevaringspåbud
• Forskrift om offentlige arkiv § 16 Kassasjon
• Riksarkivarens forskrift §1-1 Arkivplan - Hva skal en arkivplan inneholde; §1-1, nr.2 bokstav f, bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene jf. Arkivforskriften § 16.
• Riksarkivarens forskrift kapittel 7, del I Innledende bestemmelser og del III Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 §7-21 flg..

Forskriften med endrede bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 er iverksatt fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår i kapittel 7 i forskrift om behandling av offentlige arkiver, §§ 7-21 flg. med ikrafttredelse 01.01.2018.  Det vises også til Arkivverkets nettside vedrørende bevaring og kassasjon i kommunene. De nye reglene er funksjonsbaserte og tar utgangspunkt i bevaringformålene F1-F4 fra Riksarkivaren (Bevaringsutvalget sin rapport fra år 2002).

• F1: Å dokumentere de offentlige organ sine funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.
• F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som gjør rede for samfunnsutviklingen.
• F3: Å dokumentere personer og bedrifter sine retter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.
• F4: Å dokumentere de arkivskapende organene sine retter og plikter i forhold til andre instanser.

I motsetning til statlige organer fastsetter ikke kommuner og fylkeskommuner egne slettingsregler for sine fagsaker. Riksarkivaren fastsetter generelle bevarings- og slettingsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiver, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 7 del III. Det er opp til den enkelte kommune om de ønsker å bevare mer enn det Riksarkivaren pålegger. Såkalt merbevaring er regulert i riksarkivarens forskrift § 7-23 nr. 1. De nye bevarings- og kassasjonsreglene utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. All dokumentasjon som ikke er nevnt konkret kan kasseres, men må bevaringsvurderes etter bevaringsformålene først . Kassasjon av enkelte saksfelt eller arkivserier er tillatt dersom det foreligger vedtak fra Riksarkivaren eller at kommunen har fattet vedtak om kassasjon for et konkret saksfelt og hjemlet dette i forskrift med bevarings- og kassasjonsbestemmelser. Se arkivlovens § 9. 

Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i samsvar med juridisk og administrativt behov. BK-reglene er medieuavhengig og uavhengig av arkivnøkler, og omfatter alt arkivmateriale; sak-og arkivsystem, fagsystem, papirarkiv, e-post system m.m.

I Modum kommune er det arkivleder som beslutter kassasjon eller merbevaring iht forskriftens kap 7 og veilederen fra Riksarkivaren. Arkivleder har dialog med egen ledelse og sektoren saksfeltet tilhører ved beslutning om kassasjon. Arkivdepot involveres også i forkant.  Vedtakene registreres i sak/arkivsystemet i samlesak i tillegg til arkivplanens punkt under Arkivserier og /eller Elektronisk system. Myndigheten til å beslutte kassasjon eller merbevaring er ikke delegert videre fra arkivleder.

I forbindelse med ny personvernlovgivning er det større fokus på retting og sletting av egne personopplysninger. Dersom disse inngår i arkiver må det sendes søknad til Datatilsynet som innhenter uttalelse fra Arkivverket. Dersom det mottas et vedtak om sletting skal arkivleder involveres i sletteprosessen og bekrefte slettingen i aktuell sak i sak/arkivsystemet. Kommunen har ikke myndighet til å avgjøre sletting selv. Dersom det kommer søknad om sletting av opplysninger som ikke er personopplysninger, er det Arkivverket som har myndighet til å innvilge eller avslå. Retting utføres ved å registrere supplerende dokumentasjon med henvisning til aktuell opplysning.

Det er pr 2018 ikke gjort noen vedtak om kassasjon med hjemmel i bevaring- og kassasjonsplanen i Modum kommune.  Som følge av større ordningsprosjekter ved vårt interkommunale arkiv, kan det være aktuelt med kassasjonsvedtak i forhold til avlevering av papirarkiver.  Det iverksettes ikke kassasjonsvedtak for de digitale arkivene som dannes.